General Affair Adalah : Pengertian, Tugas, dan Keterampilannya

General affair adalah salah satu departemen yang krusial dalam perusahaan. Sebab tupoksi kerjanya berkaitan dengan kegiatan operasional sehari-hari perusahaan. General Affair berperan penting dalam memastikan lingkungan kerja yang nyaman dan efisien bagi seluruh karyawan. Departemen ini sering bekerja sama dengan departemen lain seperti HR dan keuangan untuk menjalankan fungsinya dengan baik.

Apakah kamu berminat untuk memulai karir di role ini? Berikut kita bahas mengenai apa saja tugasnya dan bagaimana kualifikasi yang diperlukan untuk menjadi General Affair Officer yang kompeten.

Pengertian General Affair

Apa itu general affair? General Affair adalah sebuah posisi di perusahaan yang tugasnya memastikan bahwa perusahaan dan karyawan mendapatkan fasilitas yang layak. Sering disingkat sebagai GA, posisi ini bertugas mengurusi berbagai kebutuhan operasional perusahaan sehari-hari.

Bisa dibilang, GA ini semacam tim yang memastikan kelancaran bisnis perusahaan berjalan dengan baik. GA bertanggung jawab mengurus berbagai hal yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan, seperti perizinan, perjalanan dinas, pengelolaan gedung dan fasilitas, serta pengelolaan dokumen dan arsip

Mengenal Tugas General Affair di Perusahaan

Tanpa adanya General Affair yang efisien, operasional perusahaan bisa terganggu. Bayangkan saja jika fasilitas kantor tidak terkelola dengan baik atau tidak ada koordinasi dalam penyelenggaraan acara perusahaan. Semua itu adalah sebagian kecil dari peran besar GA. Apa saja yang menjadi tugas GA?

Manajemen Fasilitas

Salah satu tugas utama General Affair adalah melakukan manajemen fasilitas yang dimiliki perusahaan. Hal ini mencakup pemeliharaan gedung, perbaikan infrastruktur, serta penyediaan dan pengelolaan peralatan kantor.

Tugas GA adalah memastikan bahwa lingkungan kerja tetap kondusif dan nyaman bagi semua karyawan. Misalnya, jika ada kerusakan pada AC atau masalah listrik, tim GA akan segera menangani agar aktivitas kerja tidak terganggu.

Mengelola Aset Perusahaan

GA juga bertanggung jawab untuk mengelola semua aset perusahaan, termasuk peralatan kantor, kendaraan operasional, dan berbagai barang inventaris lainnya.

Tugas ini meliputi pelacakan aset, pemeliharaan, dan penggantian aset yang sudah tidak layak pakai. Dengan pengelolaan yang baik, perusahaan dapat menghindari kehilangan atau kerusakan aset yang bisa merugikan.

Administrasi Umum

Bagian ini melibatkan berbagai tugas administratif seperti pengurusan dokumen, surat-menyurat, dan koordinasi antar departemen. Tugas general affair adalah memastikan bahwa semua prosedur administratif berjalan lancar.

Termasuk pengarsipan dokumen penting dan penyusunan laporan yang diperlukan oleh manajemen. Administrasi yang efisien sangat penting untuk kelancaran operasional perusahaan secara keseluruhan.

Pengelolaan Keamanan dan Kebersihan

Selanjutnya, GA juga bertugas mengurus keamanan dan kebersihan lingkungan kerja. Mereka bekerja sama dengan petugas keamanan untuk memastikan bahwa semua area perusahaan aman dari ancaman luar.

Selain itu, GA juga mengelola tim cleaning service untuk memastikan kebersihan gedung dan fasilitas kantor terjaga dengan baik. Lingkungan kerja yang bersih dan aman akan meningkatkan produktivitas dan kenyamanan karyawan.

Pengelolaan Logistik

Sementara itu, pengelolaan logistik juga menjadi tugas yang sangat penting bagi General Affair. Hal ini mencakup pengadaan barang, pengiriman, dan pengelolaan stok barang di gudang.

GA harus memastikan bahwa semua kebutuhan operasional perusahaan tersedia tepat waktu dan dalam kondisi baik. Pengelolaan logistik yang efisien akan menghindarkan perusahaan dari kekurangan bahan atau peralatan yang bisa menghambat operasional.

Koordinasi Acara dan Rapat

Setiap acara perusahaan, baik itu rapat internal, seminar, atau perayaan, dikoordinasikan oleh GA.

Tugas general affair adalah bertanggung jawab untuk memastikan semua kebutuhan acara terpenuhi, mulai dari penyediaan ruangan, peralatan presentasi, konsumsi, hingga dekorasi.

Dengan koordinasi yang baik, acara perusahaan dapat berjalan lancar dan sukses.

Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja

GA juga memiliki kewajiban untuk mengelola kesehatan dan keselamatan kerja (K3) di perusahaan.

Dalam hal ini termasuk penerapan standar K3, penyediaan alat keselamatan, pelatihan karyawan, dan inspeksi rutin.

GA harus memastikan bahwa semua karyawan bekerja dalam kondisi yang aman dan sehat, serta siap menghadapi situasi darurat jika terjadi kecelakaan kerja.

Keterampilan yang Dibutuhkan Seorang General Affair

Setelah mengetahui tugas-tugas GA yang tidak bisa dianggap enteng. Kamu pasti ingin mengetahui keterampilan apa saja yang diperlukan untuk menjadi seorang GA yang handal. Tentu saja kamu membutuhkan beberapa keahlian penting, berikut adalah beberapa di antaranya:

Kemampuan Administratif

Salah satu tugas yang dominan dimiliki oleh GA adalah bagian administrasi. Untuk itu, seorang GA yang handal sebaiknya memiliki keterampilan administratif. Hal ini mencakup kemampuan untuk menangani tugas-tugas administratif seperti pengarsipan, pengelolaan dokumen, dan korespondensi.

GA harus memiliki kemampuan administrasi yang baik, seperti mengelola dokumen, membuat laporan, dan mengatur jadwal. Hal ini penting untuk memastikan semua pekerjaan terdokumentasi dengan rapi dan terorganisir.

Komunikasi yang Efektif

Mengingat bahwa GA harus berinteraksi dengan berbagai pihak dalam perusahaan, termasuk karyawan, manajemen, dan pihak eksternal seperti vendor. Komunikasi yang buruk bisa menyebabkan miskomunikasi dan kesalahan.

Makanya, GA harus mampu berkomunikasi dengan baik, baik secara lisan maupun tulisan. Hal ini penting untuk berkoordinasi dengan berbagai pihak, seperti karyawan, vendor, dan pelanggan.

Problem Solving

Keterampilan selanjutnya yang harus dimiliki seorang general affair adalah kemampuan untuk memecahkan masalah. Seorang GA harus mampu menyelesaikan masalah yang mungkin timbul dalam pekerjaannya. Hal ini penting untuk menemukan solusi yang efektif dan efisien.

Keterampilan pemecahan masalah adalah kemampuan untuk mengidentifikasi masalah, menganalisis penyebabnya, dan menemukan solusi yang efektif. Dalam menjalankan tugasnya, GA sering dihadapkan pada situasi yang tidak terduga, seperti masalah dengan fasilitas atau konflik antara karyawan. Kemampuan ini penting untuk menyelesaikan masalah dengan cepat dan efektif.

Keahlian Multitasking

Keterampilan multitasking adalah kemampuan untuk menangani berbagai tugas secara bersamaan tanpa mengorbankan kualitas pekerjaan. GA terkadang juga dilibatkan dalam proyek-proyek kecil.

Oleh karena itu, penting untuk memiliki kemampuan manajemen proyek, seperti perencanaan, pelaksanaan, dan monitoring. Hal ini juga berhubungan dengan kemampuan menyelesaikan beberapa tugas dalam satu waktu. Multitasking yang efektif memastikan semua tugas terselesaikan tepat waktu.

Kesimpulan

Demikian beberapa hal tentang general affair yang bisa kamu ketahui untuk menyiapkan karir di bidang ini. Perlu diingat bahwa keterampilan yang dibutuhkan dapat bervariasi tergantung pada perusahaan dan jabatan spesifiknya. Oleh karena itu, sebaiknya kamu melakukan riset terlebih dahulu tentang perusahaan dan jabatan yang kamu lamar sebelum mempersiapkan diri untuk wawancara.

Untuk memperoleh lowongan kerja yang sesuai dengan kualifikasi dan impian kamu, mulai daftarkan akunmu di Talent Club. Sebuah platform yang mempertemukan talent terbaik dengan perusahaan impiannya. Kamu hanya perlu membuat akun dan mengunggah CV terbaikmu! GRATIS! Daftar sekarang juga dan temukan karir impianmu.