ATS Adalah Applicant Tracking System: Cara Kerja dan Fungsinya

ATS adalah singkatan dari applicant tracking system. Umumnya, ATS akan digunakan ketika perusahaan sedang membuka lowongan untuk mencari tenaga kerja baru. Tidak jarang pula perusahaan saat ini mewajibkan pelamar untuk menggunakan CV yang ATS friendly.

Perusahaan menggunakan ATS agar proses rekrutmen berjalan lebih cepat dan efisien. Pasalnya, ATS adalah software yang dapat menyeleksi ribuan kandidat dalam waktu singkat. 

Meski kata-kata ATS ini mungkin sering kita dengar, tidak sedikit ternyata yang masih belum mengerti apa itu ATS, mulai dari definisi, cara kerja, hingga fungsinya. Untuk itu, artikel kali ini akan membahas ATS secara mendalam.

Pengertian ATS

Seperti yang sudah kami sebutkan, ATS adalah singkatan dari applicant tracking system. ATS ini adalah perangkat lunak yang dapat membantu proses perekrutan karyawan baru pada perusahaan.

ATS umumnya memiliki berbagai fitur yang dapat mempermudah proses rekrutmen sehingga perusahaan dapat dengan cepat menemukan talenta terbaik untuk bisnis mereka.

Software ATS dapat mengotomatisasi proses perekrutan karyawan baru. Termasuk memposting lowongan pekerjaan, mengumpulkan CV (curriculum vitae), dan melacak status kandidat yang masuk proses rekrutmen.

Cara Kerja ATS

Saat pelamar melamar pekerjaan secara online, informasi berupa kontak, pengalaman, latar belakang pendidikan, CV, dan surat surat lamaran akan otomatis diunggah ke database. Informasi tersebut kemudian akan ditransfer sesuai dengan urutan proses perekrutan yang telah ditentukan.

ATS memungkinkan perekrut untuk meninjau lamaran dan mengirimkan pesan otomatis kepada pelamar untuk memberi tahu bahwa lamaran mereka telah diterima. HR dapat juga menjadwalkan wawancara dan mengirimkan surat penolakan melalui ATS tersebut.

Dengan kata lain, sistem ATS ini merampingkan proses rekrutmen, lamaran, dan perekrutan untuk pemberi kerja. Berikut ini cara kerja ATS secara lebih detail.

1. Memperlancar Proses 

Menggunakan ATS menghemat waktu dan biaya. Informasi dari pelamar akan diunggah dan diatur dalam database, membuatnya mudah diakses dan dicari oleh HR. karena informasi dikumpulkan dan diatur secara otomatis secara digital, perusahaan tidak perlu tambahan biaya untuk merapikan dan menyimpan berkas-berkas lamaran.

Beberapa sistem juga dapat menghemat waktu pelamar. Banyak perusahaan menggunakan sistem ATS yang memungkinkan pelamar kerja mengunggah informasi penting, pengalaman kerja, pendidikan, dan referensi langsung dari profil mereka di situs layaknya LinkedIn ata Indeed. 

Setiap pelamar kerja tetap perlu menyesuaikan lamarannya untuk posisi yang berbeda-beda, agar mampu melewati proses yang cukup memakan waktu tersebut.

2. Melacak Proses

Sistem pelacakan pelamar memungkinkan perusahaan melacak di mana pelamar menemukan postingan pekerjaan, baik di papan lowongan pekerjaan, langsung dari situs web perusahaan, rujukan, atau sumber lain. 

Hal ini bisa menjadi informasi penting untuk memfokuskan perekrutan mereka pada area di mana data menunjukkan bahwa mereka paling sukses sambil mengurangi atau menghilangkan upaya di area yang menunjukkan sedikit hasil.

Baca Juga: Panduan Membuat CV ATS Friendly agar Lamaran Anda Lolos

Manfaat Applicant Tracking System (ATS)

Secara garis besar, ATS bermanfaat untuk menghemat waktu dan sumber daya yang dibutuhkan dalam proses rekrutmen. Dengan ATS, banyak tugas terkait rekrutmen yang dapat dengan mudah terotomatisasi. 

Namun selain hal di atas, terdapat juga beberapa manfaat ATS yang perlu anda ketahui, antara lain sebagai berikut:

Mengolah Data Pelamar

Menyortir begitu banyak CV bukan pekerjaan yang mudah. Akan tetapi, dengan adanya ATS dapat membantu anda dalam mengelola data terkait kandidat dengan lebih mudah dan efisien.

Pengaturan, penyimpanan, dan pelacakan data pelamar dapat dilakukan dengan mudah

ATS memiliki kemampuan untuk melakukan pencarian dan pemilahan otomatis berdasarkan kriteria tertentu, seperti keahlian, pengalaman kerja, dan kualifikasi. Ini membantu perekrut menemukan kandidat potensial dengan lebih cepat dan efisien daripada melakukan proses manual yang memakan waktu.

Penyaringan awal yang efektif

ATS dapat melakukan penyaringan awal terhadap lamaran pekerjaan berdasarkan kata kunci yang relevan. Dengan demikian, ATS membantu perekrut menyaring pelamar yang paling sesuai dengan persyaratan pekerjaan yang telah ditentukan sebelumnya.

Kolaborasi tim yang lebih baik

ATS memfasilitasi kolaborasi antara anggota tim rekrutmen. Tim dapat berbagi catatan, menilai kandidat, memberikan umpan balik, dan mengoordinasikan langkah-langkah selanjutnya secara lebih efektif. Hal ini mempercepat proses pengambilan keputusan dan meningkatkan kualitas seleksi karyawan.

Baca Juga: 15 Contoh Jawaban Motivasi Kerja saat Interview

Meningkatkan branding perusahaan

Beberapa ATS memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan situs karir perusahaan, memungkinkan perusahaan untuk mempublikasikan lowongan pekerjaan dan membangun merek perusahaan dengan lebih efektif. 

ATS juga dapat menyederhanakan proses aplikasi bagi para pelamar, meningkatkan pengalaman mereka dan menghasilkan citra positif terhadap perusahaan.

Analisis data rekrutmen

ATS menghasilkan data yang dapat dianalisis untuk melacak dan mengukur efektivitas proses rekrutmen. Perusahaan dapat melihat metrik seperti jumlah lamaran, waktu yang dihabiskan untuk mengisi posisi, sumber lamaran yang paling efektif, dan tingkat keberhasilan karyawan yang direkrut. Informasi ini membantu perusahaan dalam mengoptimalkan strategi rekrutmen mereka.

Secara keseluruhan, penggunaan ATS dapat menghemat waktu, mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan kualitas rekrutmen dan seleksi karyawan.