Apa yang Harus dan Tidak Boleh Dilakukan saat Zoom Meeting Online
“Ada 350 juta orang yang menggunakan Zoom Meeting Online pada bulan Desember 2020 kemarin.” — Business of Apps.
Zoom meeting online atau meeting online (dengan aplikasi meeting online lainnya) menjadi sebuah istilah yang pasti pernah kita dengar saat pandemi Covid-19 menyerang sektor kerja. “Paksaan” dalam menggunakan media online semacam ini untuk melakukan rapat, tentu, menghasilkan beberapa etiket baru dalam dunia kerja. Sayangnya, ada beberapa orang yang belum tahu tentang etiket ini. Mereka hanya sekedar download zoom meeting di HP atau PC dan menggunakannya.
Untuk itu, Lora Poepping, president dari Plum Coaching & HR Consulting, memberikan beberapa etiket dasar dalam melakukan zoom meeting online. Ingat, ini khusus meeting online, bukan webinar.
Apa saja isinya, mari kita simak.
Yang Harus Dilakukan saat Zoom Meeting Online
Apakah ini perlu dibicarakan melalui Zoom?
Oke, maksudnya begini. Anda tanya dulu ke “peserta” lain. Hal atau masalah ini, apakah harus diselesaikan melalui zoom? Kalau memang tidak perlu lewat zoom, ya tidak perlu pakai zoom. Mungkin, masalah – masalah ini bisa diselesaikan melalui email atau aplikasi apa gitu.
Kuantitas meeting yang banyak tidak selalu membuat Anda produktif, kata bu Lora. Sebuah sesi meeting harus benar-benar berkualitas dan efektif tanpa membuang-buang waktu.
Meeting Agenda
Wajib hukumnya punya agenda meeting atau rundown meeting atau apapun istilahnya yang memiliki fungsi untuk menjaga meeting agar tetap lurus. Jaga waktu meetingnya agar tetap proporsional. Kalau meetingnya sampai memakan waktu yang berlebih, bisa saja peserta meeting akan mengalami Zoom Fatigue.
Camera dan Mic
Posisikan kamera, kemudian cek kualitas suara microphone. Anda boleh berinvestasi lebih pada kedua devices ini. Semisal, webcam atau microphone PC sudah tidak memungkinkan untuk meeting online, segera anggarkan dana untuk membeli webcam dan microphone external yang lebih proper.
Perhatikan dan beri waktu peserta lain bicara
Meeting online punya beberapa kelemahan. Salah satu diantaranya adalah jaringan internet. Jaringan internet setiap peserta bisa saja berbeda. Ada yang lancar, ada juga yang tidak lancar, bahkan suaranya sampai delay.
Oleh sebab itu berikan waktu lebih untuk lawan bicara. Misalnya, dia bicara kemudian berhenti. Berikan dia waktu setidaknya 3-4 detik. Sampai detik ke-5, baru Anda bisa menanggapi pembicaraan.
Ingatkan peserta jika sesuatu terjadi di kamera
Teman Anda sudah bicara. Dia bermaksud mau menonaktifkan kamera. Namun, ternyata kamera masih menyala. Dia tidak tahu. Dia, bahkan, mau makan di depan kamera yang masih menyala tersebut.
Sebagai manusia yang baik. Anda harus segera mengingatkan dia dengan cara apapun. Jangan pernah menertawakan atau bahkan menghujat kejadian ini di social media. Anda mungkin tertawa, tapi bagaimana dengan hati teman Anda tadi.
dan mau makan di depan kamera
Yang Tidak Boleh Dilakukan saat Zoom Meeting Online
Jangan nyalakan microphone
Kalau Anda belum mendapat giliran untuk bicara, sebaiknya, nonaktifkan microphone. Hal ini untuk menjaga agar suara-suara lain tidak masuk sembarangan.
Jangan menggunakan chat untuk hal kurang sopan
Chat dalam sebuah meeting online, tentu, dipergunakan untuk sesuatu yang berhubungan dengan meeting itu. Jadi jangan membahas topik-topik di luar meeting dalam chat tersebut.
Oh, iya satu lagi.
Baru masuk jangan langsung bilang, “absennya di mana ya” atau “nanti saya minta rekamannya ya”. Ini kurang sopan. Setidaknya, tunggu dulu sampai meeting sudah berjalan 80% atau ketika moderator menjelaskan absennya di sini dan ini nanti akan ada file rekamannya, begitu.
Jangan panik ketika ada gangguan teknis
Gangguan teknis seringkali terjadi dalam meeting online. Jangan emosi, jangan panik, jangan menyalahkan apapun, atau bahkan jangan menyalahkan junior Anda. Tetap tenang, kemudian, coba keluar dari meeting. Re-join lagi meeting setelah cek koneksi, kamera, dan microphone.
Jangan paksa peserta untuk mengaktifkan kamera
Ini mungkin tergantung situasi ya. Jadi, akan ada saatnya, di mana peserta zoom meeting online itu tidak mau mengaktifkan kamera meskipun sudah dianjurkan untuk aktif. Kalau begitu, jangan dipaksa. Cukup bilang “oke kalau begitu nanti saat presentasi kita butuh share screennya saja.”.
Ingat, setiap rumah itu berbeda. Ada yang memang sudah cocok untuk workspace, ada juga yang masih belum. Jadi, Anda harus menghormati situasi tersebut.
Oke, itu saja tips dari bu Lora Poepping. Tentu, kedepannya pasti akan banyak etiket baru lain yang terbentuk dari zoom meeting online seperti ini. Semoga Anda segera mendapat karier impian dan terima kasih.
Categories:
Insights